Само название уже включает в себя слово бизнес, а значит кажется какой-то неотъемлемой частью любой уважающей себя бизнес деятельности.
Попробуем разобраться так ли это.
Немного истории и фактов: сам бизнес-процесс является основой бизнес моделирования и свое развития как концептуального подхода к управлению организацией, начинает с 70-х годов XX века. Применялось бизнес моделирование для описания сложных схем машинного управления.
С каждым годом требования диктуемые рынком и изменениями в бизнес-среде, в которой функционируют современные организации (Интернет, глобализация, доминирование на рынке потребителя и т. д.) диктовали и изменение в применении областей бизнес моделирования. Динамика изменений бизнес-среды стала такова, что компаниям приходится постоянно корректировать свою систему управления: стратегию, бизнес-процессы и организационную структуру. Изменения системы управления из отдельных проектов и разовых акций превратилось в постоянный процесс, который должен протекать без потери контроля над действующей системой управления, обеспечивая достижение текущих целей ее функционирования. И уже в начале 90-х годов на Западном рынке появились первые программные продукты, предназначенные для решения задач, связанных с организационными вопросами управления организациями. А также пришло понимание того, что моделирование бизнес-процессов первично по отношению к задачам их автоматизации, что привело к смещению акцентов от задач автоматизации до решения задач общего менеджмента (поскольку по меткому выражению классика: нельзя автоматизировать хаос).
Если проще, то плавно от исключительного применения в машинном управлении, бизнес моделирование перешло и на другие сферы деятельности. И нашло свое применение в разных областях рынка.
Что такое бизнес-процесс простыми словами? И как он выглядит?
Процесс имеет начальную стартовую точку, итоговый желаемый результат и последовательность действия приводящих к этому результату. Результат – желаемая цель. Сам процесс основа жизни, это набор действий для получения чего-либо и наблюдаем мы их каждый день, даже в обычном, казалось бы, ритуале как почистить зубы, где желаемая конечная цель чистые зубы. Бизнес-процесс в свою очередь описывает процессы в компании. Визуально описываются в виде блок-схем вручную или с помощью специальных программ. Конечно дальше он может быть включен в регламенты, должностные инструкции и пр. проектную документацию.
И от того, на сколько правильно описана и встроена последовательность действий внутри процесса зависит результат, а также скорость его получения. Например, если в процессе чистки зубов, мы забудем взять зубную пасту или включить воду, результат получения чистых зубов затянется, или не будет получен вовсе.
Сейчас огромное количество компаний предлагают услуги по описанию, внедрению и обучению построения бизнес-процессов. И конечно многие собственники желают овладеть этими знаниями или нанять себе в штат профессионального бизнес-аналитика, способного выстроить процессы и красиво их описать.
Определенное время назад, работая в компании предоставляющей обучающие курсы для собственников бизнеса на различные тематики, я столкнулась с фактом того, что большинство собственников, покупая курс именно по бизнес-процессам, на начальных этапах, не понимали зачем он им нужен, что мы будем разбирать и как все что они узнают применить для своей деятельности. Конечно были и те, кто осознанно приходил на обучение, желая решить проблему хаоса в работе компании, убрать стоп факторы, тормозящие развитие, просто освежить свои знания, или выстроит процессы на самом старте проекта. Но в процентом соотношении их было меньшинство. А для основной части это была туманная и непостижимая наука. А главное не понятен был итог применения полученных знаний в работе своей компании.
А что же действительно дает описание процессов в работе компании?
- Устраняют хаос в работе отделов. Каждый сотрудник понимает, что он должен делать на рабочем месте, а руководитель знает на каком этапе и как можно осуществлять проверку работы.
- Минимизирует риски ошибок в процессе работы. И моменты, а я не знал или забыл, исключаются чаще.
- Упрощают процесс обучения сотрудников и введения в должность, а значит руководитель экономит свое рабочее время.
- Описанные процессы помогают наполнить каждый этап нужными ресурсами, контролем, и мотивацией.
- Каждый сотрудник знает итоговый результат своей деятельности, а значит для него больше понятен процесс и реже возникают вопросы, а почему я это должен делать?
- Описанные процессы помогают выявить зоны роста компании, и понять, что можно изменить или усовершенствовать. Итог прозрачность в работе компании, увеличение прибыли, экономия времени и средств, более легкое масштабирование бизнеса.
- В процессе роста компании увеличивается и кол-во сотрудников, а значит уже сложнее контролировать их деятельность. В операционном управлении правильно встроенные и понятные бизнес-процессы неотъемлемая составляющая.
- В случае найма директора, дают возможность передать управление компанией очень легко.
- Являются первым шагом к автоматизации работы.
Каждый владелец бизнеса — это генератор процесса. Многие об этом даже не догадываются, считая, что в их компаниях нет бизнес-процессов. Хотя их создание начинается со старта проекта и изменяется в процессе развития бизнеса.
Казалось бы, если все уже внедрено и выстроена работа зачем уделять время на описание бизнес-процессов и тем более их автоматизацию?
Все просто, в процессе создания компании мы вкладываем все силы в идею, продвижение и развитие. И это основная и главная задача собственника компании. И основа получения прибыли. Но в какой-то момент приходит понимание, что становится сложно контролировать, управлять, хочется больше прибыли, есть моменты в работе не проработанные и не понятно какой результат будет получен, хочется оптимизации и многое другое. Всегда нужно помнить, что описанные и автоматизированные процессы — это хоть лишь инструмент облегчающий жизнь бизнеса и помогающий его развитию. И как любой инструмент он может быть изучен и внедрен в работу.
Встает вопрос что выбрать: Научиться самому или нанять профессионала?